给企业主的快速结论
- IRAS 要求公司保存 source documents、accounting records、schedules、bank statements 以及其他与业务交易有关的记录，通常至少保存至相关 Year of Assessment 后 5 年。
- 只保存银行流水不够。银行流水只能证明钱进出，不能单独证明收入性质、费用用途、交易对象和税务处理。
- 记录保存不足可能导致 IRAS 估算收入、否认费用或资本津贴/GST input tax claims，并可能处以最高 S$5,000 罚款。
会计记录不是年底交给会计师的“资料包”，而是公司每一笔交易的证据链。如果 IRAS、银行、股东或买家问起某笔收入和费用，公司需要拿得出凭证，也要解释得清楚。
一、5 年保存期限怎样算？
IRAS 的基本要求是：公司须保存与业务交易有关的源文件、会计记录、明细表、银行流水和其他记录，至少保存 5 年。这个 5 年通常是从相关 Year of Assessment（YA）起算，而不是从发票日期随便估算。
| 公司财政年度 | 对应 YA | 实务保存到什么时候 |
|---|---|---|
| 2024 年 1 月 1 日至 2024 年 12 月 31 日 | YA 2025 | 至少保存至 2030 年底较稳妥 |
| 2024 年 4 月 1 日至 2025 年 3 月 31 日 | YA 2026 | 至少保存至 2031 年底较稳妥 |
| 公司已注销或被 struck off | 视 dissolution 日期 | 原 officer 仍应确保公司账册和文件保留至少 5 年 |
实务上，我们通常建议客户不要只按“刚好五年”删除资料。只要涉及跨年度合同、长期资产、股东贷款、税务亏损、GST 或银行 KYC，资料保留时间可以更长。
二、公司必须保存哪些资料？
IRAS 强调，公司要能解释所有与收入、业务费用和采购有关的交易。因此保存资料时，不应只按文件类型收，而应让每笔交易能够互相对应。
| 资料类别 | 例子 | 用途 |
|---|---|---|
| 收入资料 | Sales invoices、平台结算单、合同、quotation、delivery 或 service proof | 证明收入金额、客户、服务内容和收入性质 |
| 费用资料 | Supplier invoices、receipts、subscription bills、报销单 | 支持费用扣除和业务用途 |
| 银行资料 | Bank statements、payment advice、PayNow/FAST 记录 | 核对收付款和现金余额 |
| 会计记录 | General ledger、trial balance、schedules、management accounts | 系统性总结公司交易和财务状况 |
| 工资与 CPF | Payslip、CPF submission、employment contract | 支持工资费用和雇主义务 |
| 税务资料 | Tax computation、Form C-S/Form C、GST F5、IRAS acknowledgement | 证明申报口径和提交记录 |
三、只保存银行流水够不够？
不够。IRAS 官方 FAQ 也特别指出，只保存银行流水属于 poor record keeping。银行流水只能显示金额和日期，不能说明这笔钱是销售收入、股东贷款、报销、预收款还是资金往来。
举例说，公司账户收到 S$20,000，如果只有银行流水，没有合同、发票或服务交付记录，税务上很难解释它到底是什么收入、是否属于 GST taxable turnover、是否涉及关联方交易，或是否只是股东注资。
四、GST 与非 GST 公司有什么不同？
非 GST 公司重点是企业所得税和费用扣除；GST 注册公司还要额外支持 output tax、input tax、zero-rated supplies、进口 GST 和 GST return 的申报数字。
| 公司类型 | 额外要注意什么 | 常见问题 |
|---|---|---|
| 非 GST 注册公司 | 收入、费用、银行、工资和 tax computation | 费用凭证不齐，年底难以判断可扣除项目 |
| GST 注册公司 | GST tax invoice、input tax claim、zero-rated export proof、GST F5 | 只看收入总额，没有区分 standard-rated、zero-rated、exempt 或 out-of-scope |
| 电商/平台销售 | 平台订单、平台费用、退款、settlement report | 银行入账额和销售额不一致，需要 reconcile |
五、换软件或资料不齐怎么办？
换 Xero、QuickBooks 或其他 accounting software，不代表旧系统资料可以不要。IRAS 说明，没有要求公司一定要把旧系统所有 transaction migrate 到新系统，但公司仍必须能在保存期限内取回旧系统交易记录，以及相关源文件、会计记录、明细表和银行资料。
如果资料已经不齐，先不要急着硬做 tax filing。比较稳的是先列出缺口：哪些销售发票缺失、哪些费用没有 receipt、哪些银行交易无法解释、哪些 payroll 或 CPF 资料没有保存。缺口越早列清楚，后续会计和税务调整越容易做。
六、ProSec 可以如何协助
ProSec 可以协助 SME 建立一套实用的资料提交清单和年度 record keeping 流程。我们会按收入、费用、银行、工资、GST、tax filing 和公司秘书记录分开整理，不会把所有文件混在一个文件夹里。
如果公司已经营业几年但资料散乱，我们也可以先做一次 record gap review：确认哪些资料足以支持 tax filing，哪些需要向银行、平台、供应商或旧会计补回。
官方来源与阅读范围
本文为一般实务信息，不构成法律、税务或会计意见。实际处理前，应结合公司账目、ACRA/IRAS 记录、GST 状态和具体交易背景判断。
FAQ
新加坡公司会计记录要保存多久？
一般至少保存 5 年，IRAS 要求公司保留源文件、会计记录、明细表、银行流水和其他与交易有关的记录。
公司报完税后可以丢掉发票和收据吗？
不建议，也通常不符合记录保存要求。报完税只是完成申报，公司仍要在保存期限内保留支持文件。
只保存银行流水可以吗？
不够。银行流水无法单独说明交易性质、业务用途、费用扣除依据或 GST 处理。
电子文件可以代替纸质文件吗？
很多情况下可以保存电子版，但必须能清楚读取、分类、检索，并能在 IRAS 或会计师要求时取出。
换会计软件后旧系统资料还要保存吗？
要。即使没有迁移所有旧交易到新系统，公司仍应在保存期限内能取回旧系统交易记录和相关凭证。
ProSec 可以帮公司整理旧账资料吗？
可以。我们可以先检查银行、发票、费用、工资、GST 和 tax filing 资料缺口，再制定补资料清单。