给企业主的快速结论
报销流程越早规范，年末做账和报税越省时间。
- IRAS 要求公司保存 source documents、accounting records、bank statements 等记录至少 5 年。
- 费用报销要有发票/收据、付款证据和业务用途说明。
- 董事或员工垫付费用，应在 director current account 或 employee reimbursement 中清楚记录。
本文目录
- 一、费用报销需要什么证据
- 二、董事垫付怎么处理
- 三、哪些费用容易被问
- 四、ProSec 如何协助
- 常见问题
- 官方来源与阅读范围
一、费用报销需要什么证据
| 证据 | 作用 |
|---|---|
| 发票或收据 | 证明供应商、金额和项目 |
| 银行/信用卡记录 | 证明付款发生 |
| 业务用途说明 | 证明与公司业务相关 |
| 批准记录 | 证明公司认可该支出 |
| GST tax invoice | 支持 input tax claim（如适用） |
二、董事垫付怎么处理
董事先用个人卡支付公司费用很常见，但不能长期只放在聊天记录里。会计上要区分是公司欠董事的钱、董事借款、还是个人消费误入公司账。
三、哪些费用容易被问
- 餐饮和招待费：要说明客户、项目和业务目的。
- 差旅费：要保存行程、会议安排和票据。
- 软件订阅：要确认公司使用者和业务用途。
- 家庭/私人开支：不要混进公司报销。
四、ProSec 如何协助
ProSec 可以建立费用报销模板，按月份整理发票、付款记录和业务用途说明，并在年末报税前检查哪些费用证据不足。
五、报销制度越简单越要固定
小公司不一定需要复杂 ERP，但至少要固定一个月度流程：员工或董事提交发票、付款证明、业务用途说明；会计按 expense category 分类；负责人批准；最终文件按月份保存。
如果公司有 GST 注册，还要特别区分普通 receipt 和符合 GST 要求的 tax invoice。没有正确 tax invoice 的支出，即使业务真实，也可能不能 claim input tax。
整理费用报销和凭证
发送费用类别、月份、付款方式、发票和银行记录。ProSec 可以协助整理报销记录和账务分类。
发送资料给 ProSec常见问题
只有信用卡截图可以报销吗？
通常不够。还需要发票或收据，以及业务用途说明。
董事个人付款怎么入账？
通常通过董事往来或报销记录处理，不能和个人消费混在一起。
费用一定可以扣税吗？
不一定，要看是否为取得收入而发生且有文件支持。
GST input tax claim 需要什么？
通常需要符合要求的 tax invoice 和业务用途。
报销资料要保存多久？
IRAS 记录保存要求通常至少 5 年。
ProSec 可以帮忙做报销表吗？
可以，尤其适合每月账目整理和年末税务准备。
官方来源与阅读范围
以下内容根据页面主题参考 ACRA、IRAS、CPF 或 Corppass 等官方资料整理。本文为一般实务信息，不构成法律、税务或会计意见；实际处理前仍应结合公司文件、ACRA / IRAS 记录和交易背景判断。