给企业主的快速结论
- IRAS 要求公司保存足够的记录和账目，用来解释收入、扣除、申报和税务计算；实务上，银行流水只是资金证据，不等于完整会计记录。
- 老板最先要抓的是三条线：销售是否有发票和收款证明，费用是否有供应商文件和付款记录，工资/CPF/GST 是否能和申报数字对上。
- 如果公司未来要报税、开户、申请贷款或面对 IRAS 查询，资料应按月份和交易类型保存，而不是临时把文件丢进一个 WhatsApp 或 Google Drive 文件夹。
一、会计记录到底包括什么？
会计记录不是一本总账那么简单。对新加坡 SME 来说，真正有用的记录，是能够说明每一笔收入、费用、资产、工资和税务申报从哪里来的文件链。
| 资料类别 | 应保存内容 | 实务检查点 |
|---|---|---|
| 销售收入 | 报价、合同、发票、收款证明、平台结算单 | 能否说明客户是谁、卖了什么、何时确认收入 |
| 采购与费用 | 供应商发票、收据、合同、付款批准、付款记录 | 能否证明费用与公司业务有关 |
| 银行资料 | 月结单、汇款水单、PayNow/Stripe/平台结算记录 | 每月是否完成 bank reconciliation |
| 工资和 CPF | 工资表、雇佣合同、CPF 记录、报销记录 | 工资、CPF 和 IRAS 雇主申报是否一致 |
| GST 资料 | tax invoice、credit note、GST F5 支持明细 | output tax 和 input tax 是否有凭证 |
二、为什么银行流水不够？
很多老板以为“银行有记录就可以”。问题是，银行流水只能证明钱进出，不能说明交易性质。IRAS 或银行问起来时，你还需要解释这笔钱是销售收入、股东借款、director reimbursement、供应商退款，还是关联方往来。
如果只有流水没有发票和合同，税务处理会变得很被动。尤其是跨境收款、关联公司付款、管理费、顾问费和平台销售，银行描述通常太短，不能单独支持税务判断。
三、建议按月整理，而不是年底补救
最稳的做法，是每个月结账时就把文件归档。年底才补文件，往往会出现供应商找不到、发票丢失、员工报销说不清、平台费用和收入对不上的问题。
| 每月动作 | 目的 | 谁负责 |
|---|---|---|
| 下载银行月结单 | 固定每月 bank reconciliation 的基础 | 会计 / 老板 |
| 导出销售平台结算 | 拆分销售额、平台费、退款和物流费 | 运营 / 会计 |
| 收集供应商发票 | 支持费用扣除和 GST input tax | 采购 / 行政 |
| 整理工资和 CPF | 支持 payroll、IR8A 和公司账目 | HR / 会计 |
| 保存董事批准事项 | 支持大额付款、股东往来或资产购买 | 董事 / 秘书 |
四、最常见的记录缺口
| 缺口 | 后果 | 补救方式 |
|---|---|---|
| 只有付款截图，没有发票 | 费用可能无法解释或扣除 | 向供应商补 tax invoice 或正式 receipt |
| 平台销售只看到账金额 | 销售额、退款、平台费混在一起 | 导出平台 settlement 明细 |
| 股东垫付公司费用未记录 | 容易变成不清楚的 director loan | 建立报销单和董事往来账 |
| 跨境收款没有合同 | 银行和税务都可能要求解释收入来源 | 补齐服务合同、invoice 和交付记录 |
| GST input tax 凭证不完整 | 可能不能 claim 或要调整 | 按 GST 申报期整理 tax invoice |
五、ProSec 可以怎样帮你整理？
ProSec 可以协助把银行流水、发票、合同、平台结算和工资资料整理成可做账、可报税、可解释给银行的记录包。重点不是把文件堆起来，而是让每个收入和费用都有对应证据。
如果旧账已经混乱，我们会先做资料缺口清单，再判断哪些可以补文件、哪些只能做合理说明，避免到 Form C-S 或银行 KYC 阶段才发现资料不足。
六、不同业务模式要多保存哪些资料？
不同公司要保存的文件重点不一样。服务公司通常要证明服务已经交付；贸易公司要证明采购、库存和销售链条；电商公司要拆清平台收款、退款、平台费和物流费。把这些资料分开保存，年底做账时才不会把收入、费用和代收代付混在一起。
| 业务类型 | 额外应保存资料 | 为什么重要 |
|---|---|---|
| 服务公司 | 服务合同、timesheet、交付报告、客户确认邮件 | 证明服务收入何时完成、是否属于本地或跨境服务 |
| 贸易公司 | 采购单、进口文件、仓储记录、销售合同、库存表 | 支持 COGS、库存和毛利计算 |
| 电商/平台销售 | 订单明细、平台结算、退款、广告费、物流费、手续费 | 银行到账金额通常不是销售额 |
| 顾问/管理公司 | scope of work、月度报告、会议记录、关联方协议 | 支持 management fee 或 consulting fee 的商业实质 |
| 有员工公司 | 雇佣合同、payslip、CPF、报销单、IR8A 资料 | 工资和 CPF 会影响公司税务和个人税务 |
我建议每个客户或供应商建立一个简单文件夹：合同、发票、付款、交付证明放在一起。这样以后 IRAS、银行或审计人员问起某一笔交易时，不需要从银行流水开始倒查。
官方来源与阅读范围
本文为一般实务信息，不构成法律、税务或会计意见。实际处理前，应结合公司文件、ACRA / IRAS 记录及具体交易背景判断。
整理公司会计记录
发送 UEN、FYE、银行月结单数量、销售平台、员工人数和是否 GST registered。ProSec 可以帮你先判断需要补哪些会计和税务资料。
FAQ
新加坡公司会计记录要保存几年？
通常应保存足够年限的业务和税务记录，以便 IRAS 查询时能够说明收入、费用和申报数字。实际保存期限和资料类型应以 IRAS 最新要求为准。
银行流水可以代替发票吗？
不可以。银行流水只能证明付款或收款发生，不能说明交易性质、商业目的和税务处理。
电子发票和电子记录可以吗？
可以，但文件必须可读取、可检索，并在需要时能提供给 IRAS、银行或审计人员。
平台销售公司要保存什么？
至少保存平台结算单、订单明细、退款记录、平台费、物流费、银行到账和 GST 相关资料。
旧账资料不完整还能报税吗？
可以先整理现有资料，但缺失部分应列明并尽量补回，不能用不一致资料强行申报。